準備找 SEO 公司，企業通常先問：「我們想提升排名，請問怎麼收費？」
但廠商如果不知道優先服務、網站條件與內部資源，就很難判斷工作量。收到的方案也可能差很多：一家只提供診斷，一家包含文章，另一家假設企業會自行修改網站。最後看似在比價格，實際上是在比較不同工作。
SEO 外包需求書，是讓合作方理解現況、目標、工作邊界與配合條件的文件。 它不需要把所有技術解法先寫好，也不必一開始就是一份厚重的採購文件；重點是提供足以討論與估價的資料，並讓各家方案能在相近條件下比較。
以下整理報價前可以準備的內容，以及一份可依企業情況調整的需求摘要模板。
SEO 外包需求書怎麼寫？先讓廠商理解問題與邊界
模糊的「提升排名」為何難以比較報價？
提升哪些需求的排名？是重要服務找不到、網站改版後下滑，還是文章有流量卻缺乏合適詢問？問題不同，需要的工作可能不同。
若只說「希望流量增加」，廠商可能各自選擇客群、頁面與指標。企業收到的數字即使都很漂亮，也未必回答相同需求。
需求書要先交代這次想改善什麼、目前有哪些證據，以及哪些仍待確認。不知道原因可以寫「待診斷」，不用為了看起來完整，先把問題歸因於內容、連結或演算法。
需求書描述現況與目標，不預先指定所有解法
企業可以提出商業目標與限制，再要求廠商說明診斷方式、建議順序與依據。
例如，假設一家設備維護公司想讓目標地區的企業更容易找到服務，卻還不知道應先補服務頁還是寫文章，就可以把它列為需評估的問題，不急著指定每月大量產文。
真正必要的條件，例如不能公開客戶資料、網站工程需經內部審查，則應提前說明。保留解法討論空間，不代表範圍與責任可以模糊。
第一部分：企業、服務與目標客群
說明優先產品、服務地區與合適商機
先提供企業做什麼、服務誰，以及這次優先處理哪些產品或服務。不同事業線若需求差異很大，應分開說明優先順序。
合適商機也要有初步定義，例如需求是否落在服務範圍、地區或必要規格內。這不代表要先設定精準成交率，而是讓廠商知道企業希望接觸的對象。
可以附上服務介紹與可公開材料，但不要只丟一份公司簡報，要求廠商自行猜測本次目標。
列出本次要解決及不在範圍內的問題
需求可以分成「必須處理」「希望評估」與「本次不包含」。
例如，必須處理重要服務資訊不完整；希望評估是否需要新增比較內容；本次不包含整站改版或其他語言市場。這些都是假設示例，實際範圍要依企業需求確認。
排除項目同樣重要。若沒有寫明，廠商可能將網站重建列入方案，或反過來把必要工程當成企業自行處理，造成報價後的落差。
第二部分：網站現況與既有資料
提供重要網址、網站系統、既有內容與歷史異動
至少列出主網站、主要服務頁、內容區與其他相關網站，說明目前由誰維護，以及可修改的範圍。
網站系統、近期改版、網域或網址變更、既有 SEO 工作與已知問題，也值得整理。若不清楚技術細節，可以請網站商補充，不自行猜測設定。
既有內容則提供清單或代表頁面，讓合作方知道有哪些可更新的材料，避免一開始就假設所有內容需要重寫。
已知數據、追蹤缺口及權限狀況分開列出
有資料就說明來源、期間與篩選條件，例如搜尋表現、網站互動與業務詢問紀錄。沒有的部分，直接列為缺口。
「沒有觀察到詢問」與「尚未建立詢問追蹤」是不同情況；整站流量與某服務頁的表現，也不能混為同一個基準。
可以先用以下清單整理：
| 資料類型 | 報價前可提供的內容 | 不完整時怎麼寫 |
|---|---|---|
| 網站與內容 | 重要網址、系統、維護者與頁面清單 | 列出已知範圍與待網站商確認事項 |
| 歷史異動 | 改版、網址變更與既有優化紀錄 | 註明可還原的期間與缺少的版本 |
| 搜尋資料 | 可取得的報表與觀察條件 | 註明尚無權限、資料不足或待診斷 |
| 網站追蹤 | 已設定的互動與聯絡事件 | 區分功能未設、設定未核對與資料缺漏 |
| 業務資料 | 詢問定義與可公開的彙整資訊 | 不提供未經授權的個人或客戶明細 |
基準不足時，可以把建立基準列為工作，不用先編出成長目標與成交數字。
第三部分：希望合作方負責哪些工作？
區分診斷、內容、工程、上線與監測
不要只寫「提供完整 SEO 服務」。可以列出希望包含的工作，要求廠商逐項回答是否提供、如何交付，以及哪些需要另外估價。
診斷與建議是一類，實際修改是另一類；內容初稿與專業審核不同，排版上線也可能另有責任。監測則需要說明觀察什麼、使用哪些資料，以及限制在哪裡。
若還不知道必要工作，可以要求先提出診斷範圍，再依結果確認執行項目。不能為了容易比較，把所有網站都固定成相同篇數與關鍵字數。若想看懂服務項目、收費方式與報價差異，推薦搭配〈SEO 費用的計算與報價比較〉一起閱讀。
寫清楚企業及網站商的配合人力與限制
企業需要說明誰提供服務資料、誰審稿、誰決定優先順序，以及網站商何時能配合修改。
若工程只能在指定時段上線，或網站有功能限制，就提前說明。這些條件會影響排程與成本，不應等合作後才告知。
內部人員名義上負責，不代表有足夠時間執行。需求書可以寫可配合的範圍，再請廠商列出其依賴的事項，確認整條工作鏈有人接住。
第四部分：交付、驗收與時間條件
指定必要交付格式、完成標準與檢討節奏
交付格式以企業能使用與保存為原則。例如，問題清單包含網址、證據與優先順序；內容文件包含來源與審核狀況；修改紀錄包含實際上線與檢查結果。若在比較顧問、代操與自建團隊，可以接著閱讀〈SEO 顧問、代操與內部團隊的差異〉。
完成標準應對應工作。文章交稿不等於上線，建議書完成也不等於技術修正。若費用只包含文件，就依文件規格驗收；若包含執行，就要求正式環境的證據。
檢討時，分開核對工作品質、外部搜尋表現與商業資料，不只看一張總流量圖。
工作時程與外部成果觀察分開，不保證固定月份達成
可以提出希望啟動或完成工作的時間，並要求廠商說明材料、審稿與工程等相依條件。
搜尋引擎處理、需求變化與成交則是另一層觀察。企業可以討論階段目標與檢討安排，但不應在資料不足時，要求固定月份必須達到某個排名或營收。若要驗收服務商的月報，想知道該追問哪些問題，推薦搭配〈SEO 月報驗收的十個問題〉一起閱讀。
若沒有明顯進展，應要求已確認事項、待驗證假設與下一步。不能只寫「持續觀察」，卻沒有再檢討的條件。
第五部分：預算、權限與報價回覆要求
費用包含、排除與追加項目如何說明？
企業可以提供可接受的預算範圍或資源限制，也可以請廠商提出不同範圍的方案。重點是每個版本都要說明買到什麼，不只是高、中、低三個總價。
要求分列計價方式、期間、付款與稅費條件，並說明工程、工具、素材與其他費用是否包含。追加工作如何事前確認，也應列出。
以下是一份假設性的需求摘要模板，可依實際狀況填寫，不代表企業已有這些資料或承諾：
| 欄位 | 可填寫的內容 |
|---|---|
| 商業目標 | 本次優先服務、客群與希望解決的問題 |
| 工作邊界 | 必須處理、希望評估與本次不包含事項 |
| 網站現況 | 重要網址、系統、維護者與已知限制 |
| 已有資料 | 報表期間、材料清單、權限及資料缺口 |
| 合作分工 | 希望外部負責的工作與內部可配合事項 |
| 交付與驗收 | 文件、修改、檢查紀錄與完成條件 |
| 時間安排 | 啟動需求、相依事項及檢討節點 |
| 預算條件 | 可接受範圍、計價偏好與需分列的支出 |
| 回覆要求 | 範圍、假設、費用、待補問題與排除事項 |
不清楚的欄位可以標註待確認。需求書的價值是讓未知被看見，不是每一格都寫得很確定。
要求資料所有權、工具及退場交接安排
報價回覆也應說明帳號管理、文件與素材使用、工具資料匯出，以及合作結束後的交接方式。
企業要確認哪些資產可保留、哪些工具資料受授權限制，以及需要移轉或撤除哪些權限。重要帳號應保有適當管理權，合作方依工作取得必要授權。若要確認合約中的帳號權限、內容所有權與終止條件，我們在〈SEO 合約的帳號權限與內容所有權〉中有進一步說明。
素材與資料權利涉及具體約定，不能只用一句「成果歸企業」帶過。必要時由法律或相關專業人員確認，避免將本文當成合約法律意見。
用同一份需求比較方案，而不是只比較總價
核對假設、範圍、責任與供應商待補問題
將同一版需求書提供給候選合作方，要求按一致欄位回覆。若後續補充了重要條件，也更新版本，讓各家估價基礎盡量一致。
比較時可以分辨三種差異：方案範圍不同、執行深度不同，以及對網站條件的假設不同。先釐清差異，再討論價格與取捨。
廠商提出待補問題，不一定代表不專業。若問題能指出資訊缺口與估價前提，反而有助於後續合作。但含糊地宣稱全部包含、沒有診斷依據，也沒有責任說明，就需要追問。
機密資料分階段提供，不直接交出全部帳號
初步詢價可以先提供公開網址、去識別化摘要與必要背景。進一步診斷時，再依目的、授權與保密安排提供適當資料或唯讀存取。
不應為了拿報價，就把全部密碼、管理者權限、客戶名單與完整合約交給每家廠商。需要更多權限時，要求說明用途、範圍與保存方式，並依企業規則授權。
確定合作後，再提供執行必要的權限與材料；合作結束則按約定交接與撤除。資料安全是流程的一部分，不是最後才補的注意事項。
好的 SEO 外包需求書，不是替廠商先寫完策略，而是把企業要解決的問題、已知條件、可用資源與驗收要求說清楚。 讓各家先對齊同一個任務，才有條件比較報價，也讓合作開始後的工作更容易交辦、確認與檢討。